Till startsida
Webbkarta
Till innehåll Läs mer om hur kakor används på gu.se

Ekonomer vid marina vetenskaper får administrativa priset 2017

Nyhet: 2017-04-07

Vinnarna av administrativa priset 2017

Från vänster: Gunilla Gisslevik, Lotta Willerstrand och Mattias Lagerberg

Ekonomerna på institutionen för marina vetenskaper – med Gunilla Gisslevik i spetsen, mottar Göteborgs universitets administrativa pris 2017 för att ha utvecklat ett flexibelt budgetsystem.

Motivering är följande:

”Genom att använda den energi som skapades i bildandet av en ny institution har pristagarna tagit initiativ till kvalitetshöjande insatser i arbetet med att budgetera externa verksamheter. Utvecklingen av en mjukvara för att öka flexibiliteten i budgetarbetet och skapa mer tillförlitliga budgetar är ett exempel på ett förbättringsarbete som underlättar forskarnas arbete. Externa bidrag är en allt viktigare finansieringskälla för universitetet och en professionell hantering av dessa medel, inklusive medfinansiering, är en viktig trovärdighetsfråga gentemot finansiärerna. Systemet är överförbart till andra fakulteter och institutioner och kan bistå i arbetet med att utveckla ett nytt budgetverktyg för universitetet.”

Många olika Excel-mallar inom universitetet

Institutionen för marina vetenskaper bildades 1 juli 2015. Personal från fyra olika institutioner flyttade till den nybildade institutionen. Arbetsklimatet på institutionen blev positiv men snart upplevde ekonomerna frustration över att medarbetare i kärnverksamheten ville fortsätta att använda de budgetverktyg för externa verksamheter som de gjort vid sina tidigare institutioner. Det gjorde att institutionen arbetade med minst fyra olika budgetmallar för sina externa verksamheter, som är ca 300 st.

Ekonomerna vid institutionen: Gunilla Gisslevik, Mattias Lagerberg och Lotta Willerstrand, utvecklade därmed en egen Excel-mall för budget.

— Vi har förstått att det över hela GU florerar en mängd olika budgetmallar i form av egenhändigt producerade eller utvecklade Excel-dokument. Dokumenten är inte låsta och har en tendens att förlora funktioner. I vissa fall kan det vara helt missvisande budgetar som kan få stora underskott till följd, säger Gunilla.

Eftersom de inte ville skapa ännu en ny, opålitlig och krånglig mall kontaktade de IT-enheten för att omvandla sin Excel-mall till ett dataprogram. Under 6 månader har ekonomerna vid institutionen tillsammans med programmerare vid IT-enheten arbetat och har nu lanserat en första version av programmet.

Hur det nya programmet fungerar

När en budget påbörjas för en ansökan lägger ekonomen in förutsättningarna som gäller för den tänkta finansiären i programmet - hur mycket av kostnader de finansierar, vilka kostnader de eventuellt inte finansierar och hur mycket eller vilka indirekta kostnader finansiären godtar.

Därefter kan forskaren enkelt fylla i alla kostnader och få ut fullständig information om hur mycket kostnader som täcks, hur mycket som eventuellt behöver samfinansieras och hur stort belopp som behöver sökas. Forskaren kan samtidigt ha flera budgetar under utveckling för samma ansökan och kan lätt jämföra mellan olika alternativ.

Programmet är enkelt uppbyggt med klickfunktioner och rullister men möjlighet att skriva och kommentera finns också. När ansökan skickats in och blivit beviljad uppdaterar ekonomen tillsammans med forskaren budgeten med de faktiska förutsättningar som gäller för de mottagna medlen.

— När vi utvecklat programmet har vi hela tiden arbetat utifrån att det ska vara extremt flexibelt. Tanken har varit att andra delar inom universitetet ska kunna använda det även om de har helt andra finansiärer, förutsättningar, arbetssätt och krav. Det innebär även en stor arbetsbesparing för vår kärnverksamhet och därigenom är det lätt att implementera i verksamheten, säger Gunilla.

Underlättar för forskare och administratörer

— Vi är övertygade om att programmet kommer att underlätta för forskarna att upprätta och följa upp budget i externa verksamheter och göra hanteringen av externa budgetar mycket säkrare, säger Gunilla.

Programmet kalkylerar med samma kostnadsgrupper som finns i Agresso och Perspektiv, därför är det lätt att överföra beloppen från budgetprogrammet till institutionsbudgeten och på så sätt få en uppföljningsbar institutionsbudget på verksamhetsnivå även för externa verksamheter.

Resultaten av det flexibla budgetsystemet är att det blir en bättre kontroll på institutionens externa verksamheters ställning. För både forskare och administratörer innebär programmet en förenkling vid upprättande av budget och för uppföljning av externa verksamheter samt skapar arbetstidsbesparing.

Prisutdelning

Det administrativa priset ska uppmuntra och stimulera utveckling av Göteborgs universitets administration och uppmärksamma initiativ som har bidragit till högre kvalitet i verksamheten. Priset delas ut av universitetsdirektör Jörgen Tholin vid ett administrativt informationsmöte i slutet av maj. Då kommer Gunilla, Mattias och Lotta att presentera det nya flexibla budgetsystemet och ta emot priset, som består av diplom och bidrag på 15 000 kronor per person för en studieresa.

— Vi har inte bestämt vart vi ska åka på studieresa än men vi funderar på att göra studiebesök på Luleå tekniska universitet där de arbetar med långsiktig budgetering med nyckeltal, säger Lotta.

AV:

Artikeln publicerades först på: medarbetarportalen.gu.se

Sidansvarig: Tanja Thompson|Sidan uppdaterades: 2016-02-22
Dela:

På Göteborgs universitet använder vi kakor (cookies) för att webbplatsen ska fungera på ett bra sätt för dig. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.  Vad är kakor?